Home » Google,Teknologi » Apa itu Google Forms? Pengertian, Fungsi dan Cara Membuatnya

Apa itu Google Forms? Pengertian, Fungsi dan Cara Membuatnya

Daftar isi

Google Forms adalah salah satu layanan Google yang dapat digunakan untuk membuat survei, kuesioner, formulir, atau semacamnya secara online.

Google Forms sendiri dibuat untuk memudahkan pengguna dalam pembuatan survei atau poling digital untuk menjangkau responden penelitian yang lebih luas.

Biasanya, tujuan yang ingin dicapai berkaitan dengan upaya membangun relasi demi mendapatkan hasil penelitian tentang topik tertentu yang ditargetkan.

Melalui fitur yang dimiliki, tidak mengherankan jika penggunaannya semakin masih, baik oleh orang individu, organisasi, dan hingga pelaku.

Jika ingin mendapat pemahaman lebih lanjut, simak pembahasan tentang Google Forms, mulai dari pengertian, fungsi dan cara membuatnya.

Pengertian Google Forms

Secara umum, pengertian Google Forms adalah layanan yang memungkinkan pengguna untuk membuat survei dan formulir berbasis online dengan mudah.

Artinya, Google Forms memungkinkan penggunanya membuat dan mengumpulkan data yang dibutuhkan dengan mudah melalui akses online.

Selain kemudahan dalam membuat survei yang juga bisa disesuaikan dengan kebutuhan topik tertentu, pembuatnya juga bisa langsung mendapatkan tanggapan dan data real time.

Hal ini dikarenakan sistem kerja yang diterapkan secara online hingga mudah diakses dengan cara pengisian yang efektif dan nyaman.

Membuat formulir melalui layanan Google ini juga sangat mudah hingga siapa saja yang memahami cara kerja berbasis komputer dan internet akan dapat menggunakannya.

Fungsi Google Forms

Jika membahas tentang fungsi yang ditawarkan oleh layanan ini, tentunya bukan hanya tentang pembuatan formulir untuk survei semata.

Berikut ini beberapa fungsi Google Forms yang penting untuk diketahui sebagai salah satu layanan unggul dari Google untuk memudahkan penggunanya.

1. Membuat Kuesioner

Fungsi utama Google Forms adalah untuk membuat kuesioner untuk kebutuhan survei dalam format formulir yang memungkinkan pengguna mendapatkan data sekaligus umpan balik.

Umpan balik yang dimaksud bisa berupa kritik, saran, ulasan, atau evaluasi yang disesuaikan dengan kebutuhan formulir survei.

Fitur survei dengan menggunakan Google Forms ini umumnya dipakai untuk kebutuhan data dalam bisnis, pendidikan, hingga penelitian ilmiah.

2. Formulir Pendaftaran

Google Forms juga berfungsi untuk membuat formulir pendaftaran kerja dimana ‘era’ pandemi menjadikan cara ini semakin banyak digunakan.

Hal ini dikarenakan adanya aturan terkait protokol kesehatan saat pandemi dan berimbas pada pemberlakuan aktivitas online untuk urusan pekerjaan dengan sistem remote.

Beberapa perusahaan menggunakan layanan dari Google ini untuk membuka lowongan pekerjaan online demi menjangkau banyak pelamar dengan kualifikasi terbaik.

Langkah ini cukup efektif dan efisien sebab perusahaan bisa mendapatkan calon karyawan berkualitas meski cara merekrut konvensional sedang dibatasi.

Selain itu, penggunaan formulir pendaftaran kerja melalui Google Forms juga dianggap lebih praktis dan cepat untuk memenuhi kuota SDM yang mumpuni.

3. Lembar Kerja

Pernah mendapat atau menjumpai spreadsheet? Perlu diketahui jika spreadsheet juga menggunakan Google Form dalam pembuatannya.

Fungsi ini akan memaksimalkan kinerja dalam membagikan informasi atau data dalam suatu formulir seperti dokumen, tugas akademik, esai atau formulir pilihan ganda.

4. Pembelian Produk

Fungsi selanjutnya dari Google Forms berkaitan dengan pembuatan formulir pembelian layanan atau produk tertentu.

Layanan Google ini akan meminimalisir kerja manual untuk mendapatkan hasil penjualan melalui media konvensional.

Cara kerja dengan Google Forms juga akan membuat semua informasi yang didapat dari formulir bisa dipahami secara lebih baik dengan akses yang pastinya juga lebih mudah.

Cara Membuat Google Forms

Setelah memahami apa itu Google Forms dan fungsi penggunaannya, kini pembahasan cara membuat Google Form untuk memaksimalkan kinerja dan pengumpulan data secara cepat.

Untuk membuatnya, langkah-langkah yang digunakan sendiri dibedakan berdasar tipe formulir yang ingin dibuat, yaitu tipe kuesioner dan formulir pendaftaran.

1. Membuat Google Form Tipe Kuesioner

Sangat umum menemukan penggunaan Google Form untuk membuat formulir dalam bentuk kuesioner demi mendapatkan dan mengumpulkan data serta umpan balik.

Adapun cara Google Form tipe kuesioner bisa dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini.

  • Buka Google Docs dan pilih “Form”.
  • Lalu, lanjutkan dengan memilih template yang diinginkan.
  • Setelah itu, tuliskan judul pada kotak dialog “Untitled Form”.
  • Pada kolom “Form Description”, jelaskan tujuan kuesioner yang akan dibuat secara rinci dan jelas.
  • Kemudian tulis formulir kuesioner dengan pertanyaan yang ingin diajukan pada kolom “Question” di bagian bawah kolom deskripsi.
  • Sesuaikan pilihan jenis pertanyaan, apakah berupa pilihan ganda, esai pendek, atau paragraf jika menginginkan jawaban yang lebih panjang.
  • Setelah selesai mengisi pertanyaan, kirim kuesioner  kepada responden yang telah ditentukan.

2. Membuat Google Form Tipe Formulir Pendaftaran

Sebenarnya, cara membuat Google Form tipe formulir pendaftaran tidak jauh berbeda dengan tipe kuesioner.

Hanya saja, umumnya tipe formulir pendaftaran banyak digunakan sebagai metode reservasi atau pendaftaran keanggotaan untuk acara tertentu.

Berikut panduan langkah-langkah untuk membuat Google Form tipe formulir.

  • Buka Google Docs dan pilih “Form”.
  • Lanjutkan dengan memilih template sesuai keinginan.
  • Setelahnya, isi judul dan deskripsi formulir pendaftaran.
  • Lalu, susun pertanyaan pada formulir pendaftaran.
  • Jika tipe kuesioner memiliki opsi multiple choice atau pilihan ganda, pertanyaan pada tipe formulir pendaftaran hanya berupa esai pendek dan paragraf saja yang disesuaikan dengan kebutuhan form.
  • Setelah daftar pertanyaan selesai, kirim formulir pendaftaran melalui email.
  • Selain mengirim email, kamu juga bisa membagikan tautan Google Form tersebut dengan cara copy link ke media sosial atau platform lain sesuai kebutuhan.

Kelebihan dan Kekurangan Google Form

Meski penggunaannya cukup masih dan menawarkan kemudahan serta kepraktisan, tetapi ada kelebihan dan kekurangan yang bisa dijadikan pertimbangan.

Berikut ini beberapa kelebihan dan kekurangan Google Form.

Kelebihan Google Form

1. Mudah Digunakan

Kelebihan utama dari Google Form adalah mudah untuk digunakan karena terbilang praktis dan bisa diakses oleh pengguna dari semua kalangan.

Selain itu, Google Form juga memudahkan pembuat dalam mengumpulkan dan menyimpan data dengan rapi serta aman.

2. Mudah Dibagikan

Mudah dibagikan juga menjadi kelebihan lain dari Google Form, yaitu hanya dengan menekan tombol ‘send’ atau ‘kirim’ kepada responden yang dipilih.

Link pengiriman juga bisa dibagikan ke berbagai media, mulai dari email, medsos, atau platform sejenisnya.

Nantinya, responden yang mendapat link tadi akan langsung diarahkan menuju formulir melalui browser di perangkat masing-masing.

3. Penyajian Data Responden yang Bervariasi

Bukan hanya mendapatkan data, kelebihan dari Google Form lainnya juga berupa penyajian data responden yang bervariasi.

Data bisa disajikan dalam bentuk diagram hingga dalam dokumen berformat spreadsheet yang praktis.

4. Bersifat Gratis

Google Form sendiri sebenarnya termasuk dalam layanan G-Suite Google yang artinya bisa dimanfaatkan untuk berbagai keperluan secara gratis.

Jadi, pengguna tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membuat formulir dalam bentuk apa pun sesuai kebutuhan.

Kekurangan Google Form

Namun, daftar kelebihan yang disebutkan sebelumnya tidak menutup fakta jika Google Form juga memiliki kekurangan.

Beberapa kekurangan Google Form di antaranya sebagai berikut.

1. Tidak Menggunakan Equation

Kekurangan dari Google Form yang pertama adalah tidak bisa menggunakan equation secara langsung.

Hal ini dikarenakan layanan pembuatan formulir dari Google ini belum bisa menggunakan lambang matematika.

Pembuat form masih perlu melakukan equation secara terpisah dari data yang telah dikumpulkan.

2. Tidak Menyediakan Rasio Berskala Thrustone

Google Form juga memiliki kekurangan lainnya, yaitu hanya menyediakan sepuluh batas rasio linear tanpa rasio dengan skala thurstone yang terbilang populer.

Jika pengukuran data membutuhkan penggunaan skala thrustone, sebaiknya pertimbangkan ulang pembuatan formulir dengan Google Form.

Nah, itulah tadi pembahasan terkait Google Forms, mulai dari pengertian, fungsi dan cara membuatnya serta kelebihan dan kekurangannya.

Dengan mengetahui segala hal tentang Google Form, kamu bisa memanfaatkan layanan dari Google yang satu ini untuk kebutuhan pengumpulan data.