Home » Teknologi » Google Sheets: Fungsi, Fitur, Kelebihan dan Kekurangannya

Google Sheets: Fungsi, Fitur, Kelebihan dan Kekurangannya

Daftar Isi

Google Spreadsheet atau dikenal juga dengan istilah Google Sheets adalah program yang digunakan untuk membantu pengolahan data dalam bentuk kolom dan baris.

Dalam penerapannya melalui aplikasi pada perangkat gadget smartphone, Spreadsheet juga mampu menggunakan manipulasi data dengan rumus tertentu.

Diluncurkan pada 2006 silam, Google Sheets merupakan bagian dari G Suite yang dapat diakses melalui browser, seperti Google Chrome dan Microsoft Edge.

Untuk mengetahui lebih lanjut, pembahasan dalam artikel kali ini akan menjelaskan tentang Google Sheets meliputi fungsi, fitur, kelebihan dan kekurangan serta cara pembuatannya.

Apa Itu Google Sheets?

Google Sheets adalah software atau perangkat lunak dari Google yang mirip Microsoft Excel untuk membuat tabel, perhitungan sederhana, dan manipulasi data.

Namun, Spreadsheet dapat digunakan secara gratis dengan penyimpanan berbasis cloud dimana satu file Google Sheets bisa digunakan dalam waktu bersamaan.

Kamu hanya cukup menambahkan email rekan yang akan diajak berkolaborasi agar mereka bisa membuka dan melakukan pekerjaan di Sheet yang sama dan real time.

Fungsi Google Sheets

Berdasarkan pemahaman dari pengertian Google Sheets, fungsi-fungsi yang ada memiliki cukup banyak kesamaan dengan Microsoft Excel.

Namun, untuk lebih detailnya, berikut ini beberapa fungsi Google Sheets yang bisa kamu manfaatkan untuk memaksimalkan kinerja.

  • Mengurutkan, mengolah, dan memanipulasi data dalam bentuk baris (horizontal) serta kolom (vertikal) secara real time.
  • Melakukan kalkulasi angka dalam sel.
  • Memvisualisasi data dalam berbagai bentuk, seperti tabel, diagram, hingga grafik.
  • Menganalisis dan menyaring data sesuai kebutuhan.
  • Menyimpan data yang berasal dari Google Form secara langsung.

Fitur Utama Google Sheets

Jika ingin menggunakan program dari Google yang satu ini, penting untuk mengetahui fitur apa saja yang disediakan.

Berikut beberapa fitur utama Google Sheets yang ditawarkan kepada penggunanya.

  • Menghitung tanpa rumus.
  • Menganalisis kolom secara cepat dengan menu ‘Statistik Kolom’.
  • Fitur ‘Jelajahi’ untuk menampilkan rincian rentang sel tertentu.
  • Fitur ‘Validasi Data’ untuk memberikan batasan jumlah entri data.
  • Menu ‘Filter’ yang dapat menyeleksi tampilan data.
  • Fitur ‘History’ untuk melihat riwayat perubahan pada Spreadsheet.
  • Terintegrasi dengan Google Forms dalam ekstensi .xls.
  • Fitur simpan otomatis secara real time dalam Cloud.
  • Fitur kolaborasi dengan pengguna lain melalui menu ‘Bagikan’.

Kelebihan Google Sheets Dibanding Excel

Meski beberapa orang mungkin sudah lebih terbiasa menggunakan Microsoft Excel, tetapi Spreadsheet memiliki keunggulannya sendiri.

Berikut beberapa kelebihan Google Sheets dibanding Excel yang bisa menjadi pertimbangan untuk penggunaan tugas kerja terkait pengolahan data dengan format baris dan kolom.

1. Tersimpan dalam Cloud Storage OneDrive

Kelebihan utama Google Sheets dibanding Excel adalah data atau dokumen yang dibuat akan tersimpan dalam Cloud Storage OneDrive secara otomatis.

Hal ini tentu saja akan sangat menguntungkan penggunanya dari sisi keamanan penyimpanan data karena tidak akan kehilangan dokumen yang dikerjakan tanpa sistem save manual atau ketika perangkat tiba-tiba mati.

2. Fleksibilitas yang tinggi

Kelebihan dari Google Sheets yang tidak dimiliki Excel selanjutnya yaitu memudahkan penggunaan berkolaborasi dalam mengolah spreadsheet bersama.

Tidak perlu meminta atau mengirim file ke rekan, cukup dengan mengirimkan link melalui email atau platform lain dan Google Sheets dapat dibuka dimana pun serta kapan pun.

3. Aman

Jaminan keamanan dari pihak Google atas dokumen yang dibuat pengguna menjadi kelebihan Spreadsheet lainnya dibanding Excel.

Pasalnya, Spreadsheet hanya dapat dibuka oleh orang lain asalkan sudah mendapat persetujuan dari pemiliknya.

4. Ringkas dan Ringan

Bisa dibilang penggunaan Google Sheets cukup ringkas karena pengguna tidak perlu menginstal aplikasi tertentu.

Hal ini menjadi kelebihan yang menguntungkan pihak pengguna karena untuk membuka Spreadsheet tidak akan memberatkan kinerja laptop, komputer, maupun desktop.

5. Gratis

Kelebihan penting selanjutnya dari Google Sheets dibanding Excel adalah penggunaannya tidak berbayar alias gratis.

Tidak seperti Excel yang harus membayar langganan aplikasi berlisensi, untuk membuat Google Sheets hanya membutuhkan akun Google yang pembuatannya pun juga gratis.

Meski ada juga yang berbayar, tetapi tidak ada perbedaan yang terlalu signifikan hingga kamu tetap bisa menggunakan Spreadsheet dengan memaksimalkan beragam fitur gratisnya.

Kekurangan Google Sheets

Meski memiliki beberapa kelebihan yang sangat memudahkan dan menguntungkan penggunanya, tetapi ternyata Spreadsheet juga bukan tanpa kekurangan.

Berikut ini kekurangan Google Sheets yang penting untuk diketahui.

1. Fitur Kurang Lengkap

Kekurangan pertama Google Sheets yang sudah banyak disadari adalah fitur pengolahan data yang disajikan belum selengkap Microsoft Excel.

Salah satu fitur profesional yang belum ada yaitu Forecasting yang sebenarnya dibutuhkan oleh profesi tertentu, seperti divisi pemasaran untuk memprediksi jumlah permintaan.

2. Membutuhkan Koneksi Internet Yang Stabil

Faktor lain yang menjadi kekurangan dari Google Sheets yaitu kebutuhan untuk terus terkoneksi dengan internet yang stabil.

Meski Spreadsheet bisa diunduh dan dibuka melalui berbagai jenis gadget, tetapi untuk melakukan pengeditan data tetap membutuhkan koneksi internet.

Terlebih jika ingin melakukan kolaborasi dan penyimpanan data secara real time, koneksi internet yang stabil menjadi sangat penting.

Toolbar Penting dalam Google Sheets

Sebelum mulai membuat dokumen, ada beberapa toolbar penting dalam Google Sheets untuk diketahui, yaitu sebagai berikut.

1. Pahami Penggunaan Row, Column, dan Cells

Dalam file Spreadsheet, terdapat row (baris), column (kolom), dan cells atau gabungan keduanya yang bisa diatur sesuai kebutuhan.

Kamu dapat mengubahnya dengan menambahkannya melalui menu ‘Insert’ atau langsung melakukan klik kanan, tambah baris atau kolom.

2. Membuat Grafik

Umumnya, visualisasi grafik digunakan untuk mempermudah pembacaan data, termasuk dalam dokumen yang dibuat di Spreadsheet.

Setelah memasukkan data, kamu bisa langsung membuat grafik dengan memilih menu ‘Insert’, kemudian pilih chart, dan pilih bentuk grafik yang tersedia.

Mulai dari pie, bar, column, dan line, pilih sesuai kebutuhan dokumenmu.

3. Impor File Excel

Memiliki file Excel dan ingin dikerjakan dengan kolaborasi di Google Sheets? Impor saja file Excel dan edit di Spreadsheet.

Kamu cukup klik menu ‘File’, lalu pilih ‘Import’ untuk memasukkan file Excel ke dalam Google Sheets agar bisa dikerjakan bersama-sama.

Cara Membuat Google Sheets Bagi Pemula

Setelah mengetahui fungsi dan fitur utama Spreadsheet, kini giliran cara membuatnya agar bisa memanfaatkan program Google yang satu ini.

Berikut langkah-langkah dalam cara membuat Google Sheets yang mudah diikuti oleh pengguna pemula.

  • Langkah pertama, kamu harus memiliki akun Google terlebih dulu.
  • Jika belum, lakukan pendaftaran https://accounts.google.com/.
  • Jika sudah mempunyai akun Google, kamu dapat mulai menggunakan Spreadsheet online dengan mengakses https://docs.google.com/spreadsheets/.
  • Lalu, buat Google Sheets baru dengan pilih ‘Blank spreadsheet’.
  • Atau, kamu juga bisa membuat Google Sheets baru dengan menelusuri Google Drive, klik ‘New’, ‘Google Sheets’, dan ‘Blank document’.
  • Setelah itu, kamu akan diarahkan ke halaman online spreadsheet kosong secara otomatis.
  • Kemudian, Spreadsheet baru yang masih kosong dengan format mirip Microsoft Excel akan muncul di browser.
  • Ubah nama Spreadsheet baru dengan mengetuk bagian ‘Untitled spreadsheet’.
  • Di bagian bawah berupa kolom-kolom, kamu bisa langsung mengedit data sesuai dengan kebutuhan.

Demikian penjelasan Google Sheets yang meliputi fungsi, fitur, kelebihan dan kekurangan serta cara pembuatannya yang sudah kamu rangkum.

Melalui pemahaman berdasar informasi tentang Google Sheets di atas, kamu akan dapat memaksimalkan penggunaannya untuk keperluan pekerjaan, tugas sekolah, hingga bisnis.