Perkembangan teknologi yang sangat cepat, membuat pekerjaan manusia lebih di permudah dengan kehadirannya. Dengan teknologi kita bisa melakukan apa saja melalui internet, termasuk membuat sertifikat online otomatis dengan Google Forms.

Sertifikat online atau e-sertifikat adalah suatu bentuk penghargaan yang di berikan kepada peserta atau narasumber pada acara seminar. Dengan sertifikat yang diperoleh, seseorang dapat menggunakannya untuk melamar kerja atau untuk dokumen kenaikan pangkat akademik bagi seorang dosen.

Di era serba digital sekarang ini, hampir semuanya dituntut untuk serba online, mulai dari perkuliahan, rapat, dan kegiatan seminar.

Jika Anda yang sering mengadakan kegiatan seminar online, tentu Anda ingin mendatangkan peserta agar dapat berjalan dengan baik.

Nah, biasanya orang tertarik untuk mengikuti seminar, selain dari temanya yang menarik juga tersedia sertifikat bagi peserta yang ikut berpartisipasi.

Bingung bagaimana cara membuat sertifikat online? Nah, tepat sekali Anda menemukan artikel ini. Karena di artikel ini akan dibahas dengan lengkap bagaimana membuat sertifikat online.

Persiapan Sebelum Membuat Sertifikat Online

Sebelum Anda membuat sertifikat-nya, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan yaitu membuat akun Google, membuat form pendaftaran, menyiapkan desain sertifikat, dan menginstall Add on Autocrat.

Jika kamu belum mempersiapkan beberapa hal di atas yang telah disebutkan, maka ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Membuat Akun Google

Anda harus memiliki Akun Google jika ingin membuat sertifikat online, karena akun tersebut yang digunakan untuk mengakses aplikasi Google Forms dan aplikasi Google lainnya.  

Jika Anda belum punya akun Google, silahkan Sign up dan lengkapi data seperti nama depan, nama akhir, username, dan password.

Setelah berhasil membuat akun Google, selanjutnya login dengan akun yang Anda miliki.

2. Membuat Form Pendaftaran Dengan Google Forms

Form pendaftaran merupakan fasilitas yang digunakan untuk merekam data calon peserta, dengan mengisi data nama lengkap dan alamat email, untuk keperluan daftar hadir dan sertifikat online-nya.

Untuk membuat formulir pendaftaran online dibuat menggunakan aplikasi Google Forms. Namun sebelumnya Anda harus login terlebih dahulu menggunakan akun Google Anda yang sudah terdaftar.

Setelah Anda berhasil login, selanjutnya buka Google Drive dengan mengklik tombol titik-titik disamping photo profil, kemudian pilih Google Drive.

Selanjutnya buat folder baru terlebih dahulu dengan mengklik My Drive, kemudian klik New Folder.

Kemudian beri nama folder dengan nama yang Anda inginkan, misalnya nama foldernya adalah “Sertifikat Online”.

Berikutnya buat formulir pendaftaran dengan mengklik My Drive, kemudian arahkan kursor di menu Google Forms dan klik Blank form.

Langkah selanjutnya desain formulir pendaftaran sesuai yang Anda inginkan, untuk data yang dibutuhkan tidak terlalu banyak juga, cukup nama lengkap dan alamat email. Berikut contoh formulir pendaftaran onlinenya.

Pastikan mengaktifkan tombol Required pada setiap inputan, agar kolom inputan tidak boleh di kosongkan.

Anda juga harus mengaktifkan limit response pada formulir, agar peserta hanya dapat menginput datanya satu kali.

Untuk mengaktifkan limit response, Anda klik tombol pengaturan yang ada di bagian atas, disamping tombol Send. Setelah Anda klik, selanjutnya centang Limit to 1 response dan klik tombol Save.

3. Membuat Spreadsheet Untuk Google Forms

Langkah selanjutnya setelah mengatur form pendaftaran, Anda harus membuat spreadsheet untuk melihat data responses yang di isi oleh peserta.

Untuk membuat spreadsheet klik pada menu Responses disamping menu Questions. Selanjutnya klik tombol Create Spreadsheet yang berwarna hijau dan ketikan judul filenya, kemudian klik tombol Create.

4. Menginstall Add-Ons Autocrat di Google Spreadsheet

Setelah berhasil membuat file spreadsheet untuk formulir pendaftarannya, selanjutnya Anda harus menginstall Add-ons Autocrat.

Langkah untuk menginstal Autocrat yaitu pertama klik menu Add-ons dan pilih Get add-ons.

Kedua ketik Autocrat pada kolom Search apps. Setelah berhasil di temukan, selanjutnya Anda klik di atas Add-ons Autocrat.

Kemudian klik tombol Install dan tunggu proses installasinya sampai selesai. Jika gagal melakukan instalasi Autocrat, silahkan buka link https://cloudlab.newvisions.org/autocrat dan klik tombol Install.

Proses Membuat Sertifikat Online Automatis

Desain sertifikat dapat dibuat menggunakan aplikasi desain seperti photoshop, corel draw, canva, dan aplikasi desain lainnya. Namun pada artikel ini, untuk desain sertifikat online-nya kita gunakan aplikasi Google Slides.

Untuk menjalankan aplikasi Google Slides, Anda harus kembali kehalaman Google Drive. Kemudian klik My Drive dan arahkan kursor di atas Google Slides dan selanjutnya klik Blank presentation.

1. Mendesain sertifikat menggunakan google slides

Langkah selanjutnya setelah membuka Google Slides, desain sertifikat sesuai dengan selera Anda, sebagai contoh format sertifikat yang digunakan pada artikel ini seperti pada gambar berikut.

Hal yang perlu Anda perhatikan pada desain sertifikat adalah bagian nama lengkap, karena nama tersebut nanti akan di generate secara automatis dari data pendaftar yang tersimpan pada spreadsheet.

Pada bagian nama, jangan diketik nama pesertanya akan tetapi di ketik tag <Nama_Lengkap> sesuai dengan nama kolom yang menyimpan data nama peserta di spreadsheet. Jika nama kolom mengandung spasi, maka di ganti dengan garis bawah.

2. Menghubungkan Isian Form Sertifikat Menggunakan Addon Autocrat

Setelah selesai membuat desain sertifikat menggunakan aplikasi Google Slide, Anda kembali ke file spreadsheet yang menampung data nama yang akan di tampilkan pada sertifikat.

Jika Anda sudah membuka file spreadsheet, selanjutnya klik menu Add-ons, kemudian arahkan kursor pada menu Autocrat dan klik menu Launch.

Selanjutnya tunggu proses sampai menampilkan seperti gambar berikut, kemudian selanjutnya klik tombol New Job untuk memulai.

Kemudian isi kolom Job name sesuai keinginan, misalkan saya isi dengan nama “Sertifikat Pelatihan Membuat Website Sekolah”. Jika sudah mengisi nama job, selanjutnya klik tombol Next.

Selanjutnya pilih template sertifikat yang akan digunakan yang sebelumnya sudah di desain menggunakan Google Slides. Karena belum ada template yang digunakan sebelumnya maka pilih From drive untuk menambahkan.

Berikutnya klik file sertifikat yang akan di gunakan, setelah itu klik tombol Select. Setelah memilih file sertifikat, maka tampilannya akan seperti pada gambar berikut.

Langkah berikutnya yaitu menentukan data yang akan di tampilkan pada sertifikat dengan mengatur Mapping data dengan Template.

Pada tulisan <Nama_Lengkap> merupakan tag yang sudah di ketikkan sebelumnya pada template sertifikat yang didesain pada Google Slides.

Kemudian pada kolom maps to column, Anda pilih nama kolom yang ingin di tampilkan datanya pada sertifikat. Pada contoh ini kita memilih Nama Lengkap, dan selanjutnya klik tombol Next.

Tuliskan nama file sertifikat yang di sertakan dengan nama pemilik sertifikat dengan menambahkan tag <Nama_Lengkap> di ujung nama filenya. Kemudian ubah type filenya menjadi PDF dan klik Next.

Pilih lokasi folder untuk menyimpan file sertifikat yang akan di generate dengan mengklik tombol Choose folder. 

Langkah berikutnya pilih nama folder yang akan digunakan dan klik tombol Select. Jika sudah memilih folder selanjutnya klik tombol Next.

Jika muncul Add dynamic folder reference dan Set merge condition langsung saja klik tombol Next.

Pada bagian share docs & send emails pilih Yes jika ingin langsung mengirim file sertifikat langsung ke email masing-masing peserta, dan pilih No jika tidak ingin mengirim langsung ke peserta. Jika sudah memilih salah satunya klik tombol Next.

Jika muncul Add/remove job triggers selanjutnya langsung klik tombol Save, dan tunggu sampai muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini.

Selanjutnya klik tombol Play untuk mencetak sertifikat secara automatis. Jika sudah berhasil dijalankan maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

Hasil Sertifikat Online

Langkah terakhir adalah melihat hasil generate sertifikat yang sudah dijalankan menggunakan Add-ons Autocrat. Untuk melihat file sertifikat, buka folder yang dijadikan tempat penyimpanan yang ada di Google Drive.

Hasil sertifikat online yang sudah di buat menggunakan Google Forms, Google Sheets, Google Slides, dan Plugin Autocrat dapat dilihat pada gambar berikut.

Begitulah cara membuat sertifikat online yang langsung terkoneksi dengan Google Forms, semoga artikel ini bermanfaat dan bisa memudahkan untuk membuat sertifikat jika suatu saat mengadakan kegiatan seminar.